Politika varstva osebnih podatkov v Mestni občini Novo mesto

Občina zbira in drugače obdeluje osebne podatke le:

• če gre za izpolnjevanje zakonskih obveznosti občine (pravna podlaga: zakon – 6.c člen GDPR),
• če je obdelava nujna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene občini z zakonom (pravna podlaga: javni interes – 6.e člen GDPR),
• če gre za sklepanje in izvajanje pogodb (pravna podlaga: pogodba – 6.b člen GDPR)

Izjemoma občina obdeluje osebne podatke na podlagi privolitve (6. a člen GDPR) oziroma samostojne odločitve posameznika, da osebne podatke razkrije javnemu sektorju, ali se osebni podatki pridobijo iz javnega vira oziroma na drug zakonit ali običajen način, če ne gre za izvrševanje oblastvenih nalog ali pristojnosti javnega sektorja glede odločanja o človekovih pravicah, temeljnih svoboščinah ali obveznostih posameznikov.

Zbirke, ki nastanejo na podlagi privolitve posameznika so ločene zbirk, ki nastanejo pri izvrševanju zakonskih nalog ali pristojnosti javnega sektorja.

Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog, je Zakon o lokalni samoupravi (21. člen). Med drugimi zakoni, ki so podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov, izpostavimo še Stanovanjski zakon, Zakon o prostorskem načrtovanju, Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev in Zakon o varstvu osebnih podatkov (videonadzor ob vhodih v občinsko stavbo).

Na podlagi javnega interesa občina obdeluje osebne podatke z vzpostavitvijo videonadzornega sistema na javnih površinah (Avtobusna postaja) in tudi v primeru, ko preko spletne strani vstopate v stik z občinsko upravo in občinskimi svetniki.

Vaše osebne podatke običajno občina pridobi na podlagi vaše vloge za pridobitev različnih dovoljenj ali uveljavljanje pravic. V posameznih primerih pa jih občina za izvajanje javnih nalog pridobi tudi iz drugih virov, kot so na primer: Elektronska evidenca Ministrstva za notranje zadeve – Centralni register prebivalstva (e-CRP), Elektronska evidenca Ministrstva za infrastrukturo – Register motornih vozil (MRVL), Centralna evidenca Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev.

Osebne podatke občina pridobi tudi na podlagi videonadzornega sistema, ko obiščete poslovne prostore občine, in na podlagi vašega obiska spletne strani občine (https://www.novomesto.si/ in https://www.nmzame.si/) na primer ob prijavi na e-novice, prek kontaktnega obrazca – stik z upravo ali prek komentiranja prispevkov, dajanja pobud in idej.

Občina obdeluje osebne podatke zaposlenih na občini in osebne podatke občanov Mestne občine Novo mesto, lahko pa tudi drugih posameznikov.

Posamezne kategorije posameznikov, katerih podatki se evidentirajo v zbirkah, so:

• najemniki stanovanj, ki jim je izdana odločba CSD o pravici - subvencija najemnine; ter najemodajalci tržnih stanovanj,
• vlagatelji različnih vlog, pobud in zahtevkov,
• Romi, ki sklepajo pogodbe o uporabi bivalnih kontejnerjev,
• lastniki nepremičnin v Mestni občini Novo mesto,
• zaposleni delavci in obiskovalci občine (videonadzorni sistem),
• druge kategorije

V skladu z 21. a členom Zakona o lokalni samoupravi občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:

• enotno matično številko občana,
• osebno ime,
• naslov stalnega ali začasnega prebivališča,
• datum in kraj rojstva oziroma datum smrti,
• podatke o osebnih vozilih,
• podatke o nepremičninah ter
• druge osebne podatke v skladu z zakonom (glej Evidenco o dejavnostih obdelave osebnih podatkov Mestne občine Novo mesto (P/5.04) – v pripravi).

Občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika ali na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega »centralnega« upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti.

Ob prijavi na e-novice preko spletne strani občina pridobiva osebni podatek o elektronskem naslovu. Osebni podatek se uporablja izključno za namen obveščanja.

Pri izvajanju videonadzora - ob vhodu v poslovne prostore občinske uprave (Seidlova cesta 1) in poslovne prostore na rotovžu (Glavni trg 7) in na Avtobusni postaji Novo mesto, kamera posname posameznika, na posnetku pa je razviden tudi datum in čas vstopa v uradne prostore oz. dogodka.

Osebni podatki občine se lahko hranijo za obdobje, ki je določeno v »Evidenci o dejavnostih obdelave osebnih podatkov Mestne občine Novo mesto« (P/5.04 – v pripravi). Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo predpisi in Klasifikacijski načrt Mestne občine Novo mesto.

Če rokov hrambe ni posebej zakonsko predpisanih, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti hramba omejena na najkrajše možno obdobje.

Po preteku roka hrambe se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Na podlagi Uredbe EU 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov – GDPR), nacionalne zakonodaje o varstvu osebnih podatkov ter na podlagi 2. odstavka 27. člena Statuta Mestne občine Novo mesto (Dolenjski uradni list, Uradno glasilo Mestne občine Novo mesto, št. 33/16 in 21/17) je Mestna občina Novo mesto sprejela Pravilnik o varstvu osebnih podatkov, ki določa tako pravila varstva kot tudi druge zahteve, ki jih določata evropska in nacionalna zakonodaja na področju varstva osebnih podatkov. Občina zagotavlja uveljavitev pomembnih temeljnih načel obdelave osebnih podatkov, tako da so osebni podatki:

1. obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki („zakonitost, pravičnost in preglednost“),
2. zbrani za določene, izrecne in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni; nadaljnja obdelava v namene arhiviranja v javnem interesu, v znanstveno - ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) ne velja za nezdružljivo s prvotnimi nameni („omejitev namena“),
3. ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo („najmanjši obseg podatkov“),
4. točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo („točnost“),
5. hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; osebni podatki se lahko shranjujejo za daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno - ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki („omejitev shranjevanja“) in
6. da se obdelujejo na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi („celovitost in zaupnost“).

Občina zagotavlja redno usposabljanje in ozaveščanje vseh zaposlenih, ki sodelujejo pri obdelavi osebnih podatkov. Usposabljanje in ozaveščanje zajema najmanj naslednja področja:

• predpise s področja varstva osebnih podatkov,
• odgovornosti vseh v procesu,
• poznavanje internih aktov občine,
• vodenje ažurne evidence o zbirkah osebnih podatkov,
• varnostne kontrole, ki se nanašajo na osebne podatke,
• pogodbe in razmerja s tretjimi osebami oziroma obdelovalci,
• ravnanje s poizvedbami, ugovori in pritožbami strank,
• razvoj varstva zasebnosti za nove procese in izdelke ter
• procese zaznavanja in odzivanja na primere kršitev osebnih podatkov.

Na podlagi pravice posameznika do seznanitve o obdelavi lastnih osebnih podatkov občina na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali njegovega zakonitega zastopnika ali pooblaščenca:

• zagotovi potrdilo o tem, ali se osebni podatki, ki se nanašajo na tega posameznika, obdelujejo ali ne,
• na razumljiv način obvesti tega posameznika, kateri osebni podatki, ki se nanašajo nanj, se obdelujejo in o izvoru teh podatkov,
• seznani posameznika z namenom obdelave, vrsto osebnih podatkov ter obdobjem hrambe osebnih podatkov,
• omogoči vpogled v evidenco zbirke osebnih podatkov in vpogled v osebne podatke, ki se nanašajo na tega posameznika, in njihov prepis,
• dostavi izvlečke, potrdila ali izpise osebnih podatkov, ki se nanašajo na posameznika, v katerih sta navedena namen in pravna podlaga za zbiranje, obdelavo in uporabo teh podatkov,
• omogoči informacijo o obstoju pravice do popravka, izbrisa, ali omejitve obdelave osebnih podatkov ali obstoju pravice do ugovora taki obdelavi,
• dostavi natisnjen dokument, ki vsebuje informacije o tem, komu je bil omogočen dostop do osebnih podatkov tega posameznika, za kakšen namen in na kateri pravni podlagi,
• omogoči informacijo o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
• v primeru, da informacije niso zbrane neposredno od posameznika, posreduje informacijo o viru osebnih podatkov,
• omogoči informacijo o morebitnem obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev in
• omogoči informacijo o morebitnih prenosih osebnih podatkov v tretje države (vključno z zaščitnimi ukrepi).

Poleg pravice do dostopa oziroma seznanitve občina na zahtevo oziroma vlogo posameznika odloča tudi o drugih pravicah posameznika, in sicer: do popravka ali izbrisa osebnih podatkov, do preklica obdelave (v primeru pravne podlage privolitve), omejitve obdelave osebnih podatkov ali do ugovora obdelavi ter prenosljivosti podatkov. Več o vaših pravicah si preberite tukaj.

Priporočljiva vloga za uveljavitev pravic posameznikov je posameznikom enostavno dosegljiva preko spletne strani ali v tiskani obliki (glavna pisarna).

Vlogo posredujte na elektronski naslov: varstvopodatkov@novomesto.si ali na naslov občine: Mestna občina Novo mesto, Seidlova cesta 1, 8000 Novo mesto. Za morebitna vprašanja se lahko obrnete na pooblaščeno osebo: mag. Judita Pirc, varstvopodatkov@novomesto.si ali tel. št. 07 39 39 222.

V primeru kršitve varstva vaših osebnih podatkov se lahko pritožite nadzornemu organu:  Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (gp-ip@ip-rs.si).